Viver em Condomínios é opção para quem deseja mais comodidade, segurança e qualidade de vida. E para que a experiência seja boa para todos é importante saber quais as responsabilidades de cada um na gestão do dia a dia.

Veja a seguir quais são as principais funções do zelador, do síndico e da administradora e entenda o que esperar de cada um e quando acioná-los:

O papel do Síndico

O síndico é o representante legal do Condomínio e o responsável por zelar pela manutenção do mesmo e pelo bem-estar e segurança dos moradores. Eleito em assembleia geral, detém a gestão do Condomínio e mantém a ordem e o funcionamento dos procedimentos necessários para a boa convivência e harmonia coletiva. O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio, e por representar o condomínio em juízo, quando solicitado.

Mas muito além disso, o síndico deve ser um facilitador da comunicação do condomínio, alguém que ajude seus vizinhos a resolverem seus problemas, que zele pelo patrimônio comum e que goste de gerenciar pessoas.

Um dos maiores desafios de um síndico para prestar um bom serviço é exatamente conciliar todos os interesses, e gastando pouco.

Se faz necessário para iniciar um bom trabalho à frente de um condomínio, um diagnóstico sobre o cenário que temos, para em seguida estabelecer um plano de ação, dentro da realidade financeira e operacional. O objetivo sempre deve ser atingir níveis de excelência cada vez mais elevados, mantendo a relação de custo x benefício com índices sempre satisfatórios.

A Literatura sobre o condomínio, também, é fonte de consulta obrigatória. Composta pela Convenção (Constituição), Regulamento Interno (Normas de Convivência) e Atas das Assembleias Ordinárias e Extraordinárias que tratam de matérias especificas, sempre norteiam a administração.

Sim, parece mesmo com a gestão de uma pequena cidade. Colher a opinião de todos é importante, pois ajuda no planejamento, e também a perceber como somos vistos, pelos condôminos (os eleitores).

Outro ponto fundamental, entre tantos outros é a comunicação. Devem manter os condôminos sempre muito bem informados sobre cada passo e ação efetivos da administração, pois afinal o patrimônio é de todos e o síndico é o personagem eleito para traduzir em ações todos os anseios da coletividade (da maioria), sempre mantendo e valorizando o patrimônio.

O que vai contribuir para uma minimamente boa administração é a transparência. Regras sempre muito objetivas, claras e assertivas na contratação de serviços ou compras de insumos e equipamentos, cuidados na área contábil e tributaria (recolhimentos, retenções e impostos).

Poderíamos falar horas sobre as funções de um síndico, mas como cada condomínio tem sua própria realidade, procuramos elencar os pontos mais importantes nessa árdua cruzada que é ser sindico.

Principais funções de um síndico

• Atender os moradores quanto a suas dúvidas e sugestões
• Mediar conflitos
• Assinar contratos
• Autorizar compras e o pagamento das despesas
• Convocar assembleias
• Acompanhar e orientar o trabalho do zelador
• Contratar e demitir funcionários
• Fazer cumprir as regras do Condomínio, notifi­cando os infratores e se necessário aplicar multas
• Cuidar da manutenção preventiva

Leia também: Guia para o síndico iniciante

O papel do Subsíndico e conselho

• Normalmente são eleitos conjuntamente com o síndico.
• Subsíndico: a lei não fala no cargo, que existe apenas em condomínios cuja convenção o prevê. A função é geralmente exercida plenamente quando o síndico se ausentar do condomínio, além de das tarefas específicas designadas pela convenção.
• Conselho Fiscal: confere as contas e documentação do condomínio, mensalmente – geralmente a partir das pastas enviadas pela administradora do condomínio. É o conselho quem, muitas vezes, recomenda ou não a aprovação das contas do empreendimento para a assembleia. Apesar disso, não tem poder de aprovação para nenhum assunto, segundo o Código Civil.
• Código Civil: “Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

O papel do Zelador

É o líder dos funcionários e deve fi­scalizar e manter o bom funcionamento do Condomínio. Ele cuida de todas as atividades que envolvam os outros colaboradores, fornecedores e moradores. Braço direito do síndico, é o pro­fissional que precisa reportar tudo o que acontece. Seu vínculo trabalhista é com o Condomínio, não com a Administradora.

Principais Funções:

• Fiscalizar as áreas comuns e equipamentos do Condomínio
• Orientar os moradores quanto às normas e regulamento interno
• Zelar pelo bom convívio, segurança e disciplina
• Organizar e distribuir tarefas diárias de faxina e limpeza aos colaboradores
• Orientar toda equipe de portaria e segurança quanto aos procedimentos internos
• Acompanhar serviços de reparos e manutenção das áreas comuns
• Controlar as reservas de salão de festas, churrasqueira e demais espaços

O papel da Administradora de condomínios

É a empresa que operacionaliza a gestão do Condomínio.

Seu objetivo é otimizar o trabalho e simpli­ficar o atendimento aos moradores. Cuida para que a parte fi­nanceira, tributária e legal do Condomínio estejam sempre em ordem. São mais de 140 atividades realizadas por ela para que tudo funcione.

Principais Funções:

• Dar suporte total ao síndico nas questões cotidianas
• Prover assistência jurídica
• Realizar cotações e pedidos de compra
• Organizar informações no portal de serviços online
• Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios
• Fazer os cálculos, controles, cumprimento de NRs e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo Condomínio
• Organizar palestras e treinamentos aos funcionários
• Elaborar comunicados e preparar assembleias
• Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia e cobrar inadimplentes
• Fazer pagamentos de contas, análise tributária e prestação de contas.

Agora não tem mais confusão!

Você já sabe quem acionar quando tiver alguma dúvida ou solicitação referente ao seu Condomínio.

Conte sempre com estes profissionais. Eles são preparados para cuidar e atender as necessidades de seu condomínio, e também as suas.

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